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Notre méthodologie

Conseil, gestion et accompagnement pour l’organisation de votre séminaire

Pour faciliter votre travail et garantir le succès de votre manifestation, Hôtel & Séminaire vous assure un accompagnement gratuit tout au long de votre parcours, de la demande d’information jusqu’à l’évaluation finale de l’organisation du séminaire.

Des avantages pour l’organisation de votre séminaire

  • Vous gagnez du temps ! Vous disposez d’une sélection de lieux disponibles sous 4 heures et recevez les devis des hôtels retenus dans notre sélection sous 24 heures.
  • Vous bénéficiez du meilleur rapport qualité-prestation-prix.
  • Vous vous assurez de la réussite de votre événement en choisissant un lieu pré-sélectionné par un expert du tourisme d’affaires
  • Vous profitez d’un service de qualité entièrement gratuit, offert par nos partenaires hôteliers.
  • Vous bénéficiez dans le cadre de notre programme de fidélisation d’avantages spécifiques.

 

1/ La définition de votre cahier des charges

  • Dès que vous avez décidé d’organiser une convention, un séminaire, un incentive ou un événement contactez nos experts au 03 44 57 32 33.
  • Ils sont à votre écoute 5 jours sur 7 de 9H à 19H, pour vous apporter un service personnalisé et vous aider à définir vos besoins, comprendre vos attentes, vos motivations et vos enjeux et ainsi valider votre cahier des charges.

 

2/ La sélection des établissements est faite sur des critères rigoureux et objectifs :

  • Hôtel & Séminaire identifie les établissements partenaires qui correspondent à votre demande, s’assure de leurs disponibilités et leur communique votre cahier des charges rédigé pour l’organistion du séminaire.
  • Dans la demi-journée suivant votre demande, Hôtel & Séminaire vous transmet la liste des lieux susceptibles de répondre à vos besoins et disponibles à vos dates, avec une présentation détaillée de chaque site.
  • Sous 24 heures (48 heures pour les dossiers complexes), vous recevez directement de chaque établissement un devis personnalisé. Vous êtes alors en relation directe avec nos partenaires hôteliers. Vous obtenez grâce à notre partenariat privilégié le meilleur rapport qualité-prestation-prix en vigueur à la date souhaitée.
  • Sur demande, nous pouvons recevoir pour vous toutes les offres, ainsi vous n’avez pas de contact direct avec les partenaires hôteliers, et nous vous faisons un tableau récapitulatif de la situation

 

3/ L’accompagnement jusqu’à l’évaluation finale de l’organisation du séminaire

Dès la réception des devis vous pouvez :

  • contacter directement les établissements qui vous intéressent,
  • bénéficier des conseils de votre expert Hôtel & Séminaire. Nous vous accompagnons dans vos démarches pour l’organisation de vos visites de repérage, l’évolution de votre projet, la négociation des meilleurs tarifs, les conditions générales de vente.

Quand vous avez retenu le lieu idéal,

  • vous contractez directement avec notre partenaire hôtelier. Vous aurez dès lors un interlocuteur dédié qui va suivre avec vous votre événement jusqu’à votre départ. Nous annulons pour vous les sites que vous n’avez pas retenus.
  • La manifestation réalisée, nous évaluons avec vous la qualité de la prestation de l’établissement au regard de vos attentes et de ses engagements de qualité. Le taux de satisfaction pour l’organisation d’un séminaire sur les 3 500 derniers  événements réalisés est de 98.5 %.

 

Le service centrale de réservation « Business Profilers »

Nous pouvons  également vous apporter un service global de prise en charge d’événement, grâce à notre  partenariat avec un des meilleurs spécialistes dans le domaine sur le marché français. Dans ce cas vous optez pour le service centrale de réservation « Business Profilers » d’agence événementielle. Son rôle est de vous accompagner et de vous apporter son savoir-faire, de l’accueil de vos invités à l’aéroport au retour, en passant par l’organisation logistique, les décors, la communication, les dîners de gala, la technique, les activités ludiques, l’accompagnement....

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